Van eerste dag tot laatste login.
IDLane regelt accounts en toegang vanuit je HR-systeem. Legt HR een nieuwe collega vast, dan staan het account, de groepen en de licenties op tijd klaar. Op de laatste werkdag gaat alles weer dicht.
Leest uit AFAS, Visma, Youforce of elk ander HR-systeem via Excel of CSV. Schrijft naar Microsoft 365, Google Workspace, Active Directory en applicaties zoals Autodesk en Adobe.
Toegang hangt nu vaak af van een mailtje tussen HR en IT.
Dag één, geen account
De nieuwe collega zit klaar, maar het account volgt nog. De eerste ochtend gaat op aan wachten.
Alles staat klaar
Het account staat een week voor de startdatum klaar. Toegang gaat open op de eerste werkdag.
Weg, maar nog binnen
Maanden na vertrek komen de mail en de chatberichten nog binnen, ook de vertrouwelijke.
Dicht op de laatste dag
Op de einddatum gaat het account uit en worden groepen ingetrokken. Precies wanneer HR het vastlegt.
Licenties blijven lopen
Niemand ziet dat een licentie nog aan een oud-medewerker hangt. Ondertussen betaal je er gewoon voor.
Terug in de pool
Licenties volgen regels die jij instelt. Wie vertrekt, geeft ze automatisch terug.
Overtypen tussen systemen
Functie, afdeling en naam worden met de hand overgezet. Een tikfout is snel gemaakt en lang zichtbaar.
Eén keer vastleggen
HR werkt in het HR-systeem zoals altijd. Een promotie staat daarna ook in Microsoft 365 en je eigen AD.
Eén vaste baan, van voor de start tot na het vertrek.
IDLane volgt de dienstverbanden uit je HR-systeem en weet op elk moment wat iemand nodig heeft.
Account staat klaar
Met naam, functie en e-mailadres volgens jullie naamgeving. Het aantal dagen stel je zelf in.
Toegang gaat open
Groepen en licenties volgen de regels voor functie en afdeling. Geen losse verzoeken meer.
Nieuwe functie
Promotie of andere afdeling in het HR-systeem? Microsoft 365 en Active Directory lopen vanzelf mee.
Toegang dicht
Account uit, groepen en licenties terug. Er wordt niets verwijderd, alles blijft te herleiden.
Bekend gezicht
Een herintreder wordt herkend op het oude account. Er komt nooit een tweede account bij.
Eerst kijken, dan doen.
Elke synchronisatie begint met een dry run. Je ziet per persoon wat er gaat veranderen, voordat er iets verandert.
- 1
HR legt het vast
IDLane leest de medewerkers uit je HR-systeem, zoals AFAS, Visma of Youforce, of uit een Excel-bestand. Externen en stagiairs beheer je in SideLane.
- 2
IDLane laat zien wat er gebeurt
Per persoon: nieuw account, gewijzigde functie, uitstroom. Met de regel die elk recht gaf.
- 3
Doorzetten, of eerst akkoord
Gewone wijzigingen gaan automatisch door. Grote aantallen wachten op jouw goedkeuring, met een reden erbij.
| + | Sanne de Wit | account aanmaken · klaar per 3 maart |
| ~ | Daan Visser | functie: Adviseur → Teamleider |
| ~ | Anouk Bakker | groep Projecten erbij · regel "Afdeling Projecten" |
| − | Mark Jansen | uitschakelen · 6 groepen · licentie E3 terug |
| ! | 38 personen | ontbreken in de bron · boven de drempel, wacht op akkoord |
Je begint niet opnieuw.
IDLane past zich aan de omgeving aan die je al hebt, met de accounts die er al zijn.
Bestaande accounts worden herkend
IDLane herkent bestaande accounts aan het zakelijke e-mailadres en de naam. Jij bevestigt de koppeling: in één keer als het zeker is, anders per persoon. Zolang dat niet klaar is, maakt IDLane geen nieuwe accounts aan.
Eigen AD en Microsoft 365 naast elkaar
Accounts die vanuit je eigen Active Directory naar Microsoft 365 komen, kun je alleen in AD wijzigen. IDLane weet dat en probeert niets wat Microsoft weigert. Nieuwe medewerkers krijgen een cloud-account. Voor bestaande accounts houdt een agent op je eigen server de functie en afdeling bij in AD.
- De agent maakt alleen uitgaande verbindingen
- Jij bepaalt op de server wat hij mag
- Hij verwijdert nooit accounts
Een tool die toegang geeft tot alles, moet zelf voorzichtig zijn.
Deze regels zitten in de kern van IDLane. Je kunt ze niet per ongeluk uitzetten.
Altijd vooraf zichtbaar
Elke run begint als dry run. Wat niet klopt, zie je voordat het in Microsoft 365 staat.
Grote wijzigingen wachten
Ineens veertig uitstromers? Dan stopt IDLane en vraagt om akkoord. Een onvolledige import gaat nooit door.
Geen samenvoegen op naam
Twee keer Jan de Vries blijven twee mensen. Bestaande accounts koppel je pas na bevestiging.
Uitschakelen, niet weggooien
IDLane schakelt accounts uit en trekt rechten in. Verwijderen blijft een bewuste keuze van jou.
Elk recht uitlegbaar
Per persoon zie je welke bron de gegevens leverde en welke regel een groep of licentie gaf.
Afgeschermd en in Europa
Gehost in de EU. Elke klant is apart afgeschermd en tokens van koppelingen zijn per klant versleuteld. Wachtwoorden van je Microsoft-omgeving bewaren we niet.
Van je HR-systeem naar waar mensen werken.
Bronnen
- AFASMedewerkers en dienstverbanden uit Profit
- VismaHR- en salarissoftware van Visma
- YouforceHR-platform voor grotere organisaties, voorheen Raet
- Elk ander HR-systeemVia een Excel- of CSV-export volgens vast sjabloon
- SideLaneExternen, inhuur en stagiairs, beheerd in IDLane
Doelen
- Microsoft 365Accounts, groepen en licenties
- Google WorkspaceAccounts, groepen en organisatie-eenheden
- Active DirectoryVia een agent op je eigen server
- ApplicatiesAutodesk, Adobe, Salesforce en meer
Staat jouw systeem er niet tussen, of wil je precies weten wat er al live draait? Vraag het ons, dan vertellen we het je eerlijk.
SideLane: voor wie niet in het HR-systeem staat
SideLane is het gebruikersbeheer dat in IDLane zelf zit. Een zijbaan naast de hoofdbaan uit je HR-systeem.
Externen, inhuur, stagiairs en vrijwilligers beheer je in IDLane, eventueel door HR. Iedereen krijgt een herzieningsdatum, zodat niemand ongemerkt blijft hangen. Daarna volgen ze dezelfde baan als ieder ander.
Ook toegang tot de software waarmee mensen werken.
Dezelfde regels en dezelfde controle gelden voor elke applicatie die erbij komt.
Via groepen in Microsoft 365
Veel applicaties geven toegang op basis van een groep in Microsoft 365. IDLane zet mensen op het juiste moment in die groep en haalt ze er bij vertrek weer uit. Elke app die op die groep leunt, loopt vanzelf mee.
HR-systeem→IDLane→groep "Tekenaars"→Autodesk
Rechtstreeks per applicatie
Voor applicaties die zelf accounts en licenties beheren, schrijft IDLane er direct naartoe. Ook daar eerst een dry run, en nooit een tweede account.
Bijvoorbeeld Autodesk, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Atlassian, Slack, Zoom, TOPdesk en Dropbox.
VST Fire Solutions
Hun omgeving is herkenbaar voor veel organisaties: medewerkers staan in AFAS, de eigen Active Directory synchroniseert naar Microsoft 365, en nieuwe medewerkers gaan direct de cloud in.
Daarmee is het precies het soort omgeving waar handwerk tussen HR en IT het meest oplevert om te automatiseren.
Uitgangssituatie
- Medewerkers en dienstverbanden staan in AFAS
- Hybride: eigen Active Directory, met Entra Connect naar Microsoft 365
- Op weg naar de cloud: nieuwe medewerkers alleen nog in Microsoft 365
Met IDLane
- Nieuwe medewerkers krijgen automatisch een cloud-account, op tijd voor de eerste werkdag
- De functie loopt mee in Microsoft 365 én in AD, via de agent op hun eigen server
- Bestaande accounts worden herkend en pas na bevestiging gekoppeld
De ingebruikname gaat in stappen: eerst nieuwe accounts en veilige wijzigingen, dan groepen en licenties, als laatste uitstroom. Zo ziet de klant bij elke stap eerst wat er gebeurt.
Zo ga je live
Pas als de dry runs kloppen, schrijft IDLane echt. En ook dan in stappen.
Kennismaking
We bespreken je HR-systeem, je Microsoft-omgeving en wat er bij in- en uitstroom moet gebeuren.
Koppelen
Je geeft IDLane leestoegang tot het HR-systeem en eenmalig toestemming in Microsoft 365. Met eigen AD installeer je de agent.
Bestaande accounts
IDLane zoekt de accounts die er al zijn. Jij bevestigt welke bij wie horen.
Dry runs
We stellen regels en naamgeving af en draaien proefrondes. Er wordt nog niets geschreven.
Live in stappen
Eerst nieuwe accounts, dan groepen en licenties, als laatste uitstroom.
Je betaalt voor wie er werkt.
Oud-medewerkers en mensen zonder account tellen niet mee.
Per actieve medewerker
Iedereen die via IDLane minstens één account heeft en niet uit dienst is. Eén keer per persoon, ook met accounts in meerdere systemen. We rekenen met het gemiddelde over de maand.
Per koppeling
Elke bron en elk doel telt als koppeling, zoals je HR-systeem, Microsoft 365 en Active Directory. Zo betaal je alleen voor wat je gebruikt.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als HR een fout maakt?
Elke synchronisatie begint met een dry run, dus je ziet per persoon wat er gaat veranderen. Grote aantallen, zoals ineens veertig uitstromers, wachten op akkoord. Een onvolledige import van het HR-systeem gaat nooit door. En IDLane verwijdert geen accounts: wie ontbreekt, wordt bevroren tot iemand ernaar kijkt.
Welke rechten krijgt IDLane in Microsoft 365?
Een beheerder geeft eenmalig toestemming aan de app van IDLane, alleen voor de rechten die nodig zijn voor accounts, groepen en licenties. Er staan geen wachtwoorden of geheimen van jouw Microsoft-omgeving bij ons. Verwijderen van accounts is in IDLane zelf geblokkeerd, en schrijven staat per koppeling uit tot het bewust wordt aangezet.
Werkt het als we nog een eigen Active Directory hebben?
Ja. Een kleine agent op je eigen server houdt bij wat jij toestaat, zoals functie, afdeling en groepen. De agent maakt alleen uitgaande verbindingen, je bepaalt op de server zelf wat hij maximaal mag, en hij verwijdert nooit accounts.
Waar staan onze gegevens?
Op servers in de Europese Unie. Elke klant is apart afgeschermd, ook in de database zelf, en tokens van koppelingen zijn per klant versleuteld. Historie van synchronisaties bewaren we standaard 365 dagen. De afspraken staan in de verwerkersovereenkomst.
Kan Welware meekijken in onze omgeving?
Alleen in een supportsessie, met een reden en een tijdslimiet. Elke sessie en elke wijziging staat in jullie audit, en desgewenst moet jij een sessie eerst goedkeuren. Wachtwoorden en tokens zijn ook dan niet in te zien.
Wat gebeurt er als we opzeggen?
Alle tokens en sleutels van jullie koppelingen worden direct vernietigd. Daarna kun je 30 dagen terugkomen. Vervolgens bewaren we tot een jaar na opzeggen alleen de synclog, de audit en de configuratie, en daarna is alles weg.
Werkt IDLane ook met ons HR-systeem?
IDLane leest uit HR-systemen zoals AFAS, Visma en Youforce, en uit elk ander systeem via een Excel- of CSV-export. Staat jouw systeem er niet tussen, of wil je precies weten wat er al live draait? Vraag het ons, dan vertellen we het je eerlijk.
Laten we kennismaken.
We laten IDLane zien met je eigen situatie als uitgangspunt. Welware helpt bij het inrichten, en ook daarna kun je bij ons terecht.